Los dos obligados principales
La normativa sitúa la obligación en dos figuras, y conviene tener claro que no es una u otra: son las dos.
Cargador contractual
Es quien contrata el transporte en nombre propio, tanto si es el fabricante, el distribuidor, una agencia de transporte o un operador logístico. Debe asegurarse de que el envío sale documentado y conservar su copia.
Transportista efectivo
Es quien realiza materialmente el transporte, con su vehículo y su autorización. Debe garantizar que el documento va a bordo, accesible, y en su versión vigente.
Cuándo hay que emitirlo
Uno por expedición, no uno por contrato ni uno por jornada. Si tienes un contrato de transporte continuado con un cliente, cada envío genera su propio DeCA. Y siempre antes del inicio efectivo del servicio: emitirlo después, aunque sea el mismo día, no cumple.
Qué pasa con la subcontratación
Es la situación que más dudas genera. Si contratas un porte y lo subcontratas a otro transportista, tú actúas como cargador contractual frente a él. La responsabilidad no desaparece por delegar: lo razonable es que el contrato recoja expresamente la obligación de emitir y entregar el documento, y que guardes constancia de que existe.
Perfiles que intervienen
- Empresas de transporte y flotas: emiten, entregan al conductor y conservan.
- Transportistas autónomos: asumen los dos papeles, creación y presentación en ruta.
- Cargadores: aportan datos del servicio y responden de su copia.
- Agencias y operadores logísticos: contratan en nombre propio, así que son cargador contractual.
- Cooperativas y asociaciones: pueden centralizar la herramienta para sus asociados.
- Gestorías: no son sujeto obligado, pero acompañan a sus clientes en la adaptación.
Quién queda fuera
El transporte internacional, el transporte privado complementario y algunos supuestos concretos quedan al margen de esta obligación. Los detallamos en exenciones del DeCA.
Qué debe llevar el conductor
El acceso al documento electrónico vigente. Basta con el QR o el enlace en el móvil, y es recomendable llevar el PDF descargado por si la zona no tiene cobertura. No hace falta imprimirlo, aunque puede hacerse.